Als gemeentearchivaris, informatiebeheerder of inkoper bij een overheidsorganisatie krijgt u bij het bestellen van archiefdozen vroeg of laat te maken met een cijfer achter de afkorting ICN. ICN 3, ICN 4, soms ook 3/11 of 4/10. Voor wie niet dagelijks met de Archiefregeling werkt, is dit onderscheid niet altijd direct duidelijk — terwijl de juiste keuze wettelijk bepalend is voor hoe u uw archief mag verpakken. In dit artikel leggen we uit wat de ICN-kwaliteitseisen precies inhouden, wat het verschil is tussen de belangrijkste classificaties, en welke doos bij welke bewaartermijn hoort.

Wat zijn ICN-kwaliteitseisen?

De ICN-kwaliteitseisen zijn technische normen die oorspronkelijk zijn opgesteld door het Instituut Collectie Nederland (ICN) en die zijn vastgelegd in Bijlage 2 van de Archiefregeling, de uitvoeringsregeling die hoort bij de Archiefwet. Artikel 10 van de Archiefregeling verwijst rechtstreeks naar deze ICN-normen als het gaat om de materiaaleisen voor archiefdozen.

Met andere woorden: het zijn niet zomaar kwaliteitskeurmerken, maar de normen waaraan overheidsorganen wettelijk moeten voldoen bij het verpakken van archiefbescheiden die voor langere tijd bewaard moeten blijven.

De belangrijkste ICN-kwaliteitseisen voor archiefverpakking zijn:

• ICN-Kwaliteitseis nr. 3 — archiefdozen voor permanente bewaring, gemaakt van gebufferd, ligninearm golfkarton
• ICN-Kwaliteitseis nr. 4 — archiefdozen voor bewaring op middellange termijn, gemaakt van zuurvrij golfkarton
• ICN-Kwaliteitseis nr. 10 en 11 — golfkarton voor verpakkingsdoeleinden in archieven en musea
• ICN-Kwaliteitseis nr. 13 — archiefdozen van massief karton voor middellange termijn
• ICN-Kwaliteitseis nr. 15 — zelfklevende etiketten voor archief- en museumdozen

ICN 3 versus ICN 4: het kernverschil

Het onderscheid tussen ICN 3 en ICN 4 draait om één centrale vraag: hoe lang moet het archief bewaard blijven?

ICN 3 — permanente bewaring

Archiefdozen die voldoen aan ICN-Kwaliteitseis nr. 3 zijn bedoeld voor archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden, dus stukken die uiteindelijk worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats zoals een regionaal archief of het Nationaal Archief. Deze dozen zijn gemaakt van gebufferd, ligninearm golfkarton — een hogere kwaliteitsklasse die bestand moet zijn tegen chemische veroudering over een periode van vele decennia, in sommige gevallen eeuwen.

U herkent deze classificatie ook wel als ICN 3/11, waarbij het tweede cijfer verwijst naar de bijbehorende kartonnorm (ICN-Kwaliteitseis nr. 11).

ICN 4 — middellange termijn

Archiefdozen die voldoen aan ICN-Kwaliteitseis nr. 4 zijn bedoeld voor bewaring op middellange termijn, doorgaans opgevat als een periode van rond de 10 jaar. Deze dozen zijn gemaakt van zuurvrij golfkarton en bieden voldoende bescherming voor documenten die niet permanent, maar wel voor langere tijd geordend en toegankelijk bewaard moeten worden.

U herkent deze classificatie ook wel als ICN 4/10, waarbij het tweede cijfer verwijst naar de bijbehorende kartonnorm (ICN-Kwaliteitseis nr. 10).

Waarom dit onderscheid nu extra relevant is

De overbrengingstermijn in de Archiefwet 2026 wordt verkort van 20 naar 10 jaar. Dat betekent dat archiefbescheiden die voorheen 20 jaar in een ICN 3-verpakking bij de gemeente konden blijven, straks al na 10 jaar overgebracht moeten worden. Voor gemeenten die hun archiefopslag hierop willen voorbereiden, is het dus des te belangrijker om nu al scherp te hebben welke stukken permanent bewaard moeten worden (ICN 3) en welke op middellange termijn (ICN 4) — zodat de juiste dozen bij de juiste dossiers liggen op het moment dat de overbrenging versneld plaatsvindt.

Meer weten over de gevolgen van de kortere overbrengingstermijn voor uw archiefbeheer? Lees ons artikel over de Archiefwet 2026.

Hoe herkent u de juiste doos?

Bij het bestellen van archiefdozen voor uw gemeente, museum of instelling is het raadzaam te controleren of de leverancier expliciet vermeldt aan welke ICN-kwaliteitseis het product voldoet — niet alleen of het karton "zuurvrij" is. Zuurvrij is een noodzakelijke, maar geen voldoende voorwaarde: de ICN-classificatie zegt iets over de volledige samenstelling, buffering en beproevingsmethode van het materiaal, conform de eisen die in de Archiefregeling zijn vastgelegd.

Vraag bij twijfel altijd naar een testrapport of certificaat van de leverancier. Serieuze leveranciers van archiefmateriaal kunnen dit direct aanleveren.

Archiefdozen bij Archiefloket.nl

Onze zuurvrije archiefdozen zijn vervaardigd van golfkarton dat voldoet aan de internationale ISO-normen 9706 en 16245, en zijn geschikt voor zowel middellange als langdurige bewaring. Bekijk ons volledige assortiment archiefdozen, waaronder het Amsterdams model, het model met klap-deksel en het model met front-deksel.

Twijfelt u welke uitvoering het beste past bij de bewaartermijn van uw archief? Neem contact met ons op — wij adviseren u graag over de juiste keuze voor uw gemeente, museum, notariskantoor of bedrijf.